中北大学公文处理办法

中北大学公文处理办法

第一章  总则

第一条  为进一步推进学校公文处理工作的规范化、制度化和科学化，切实发挥公文以文辅政的作用，提高公文处理质量，改进工作作风，推动学校工作高效有序运转，依据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）和山西省人民政府办公厅《关于进一步做好公文处理工作的意见》（晋政办发〔2014〕14号），结合我校实际，制定本办法。

第二条  本办法适用于学校党委及行政各单位的公文处理工作。

第三条  学校公文是学校党委、行政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，发布学校管理规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况，进行教学、科研、管理和其他公务活动等的重要工具。本办法所指公文包括各类纸质公文和电子公文。

第四条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条  学校各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，配备专（兼）职人员负责本单位的公文处理工作。

第七条  党委办公室、校长办公室（以下简称党办校办）是学校党政公文处理的管理机构，主管学校的公文处理工作，并对全校各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章  公文种类和格式

第八条  学校公文的种类主要有决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。各文种的使用范围，详见附件1。公文的文种根据行文目的、行文内容和主送单位的行文关系确定。

第九条  学校公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志（版头）、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位、公开属性、印发日期和页码等组成，详见附件2、附件3。

第三章  行文规则

第十条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

（一）严格控制公文数量。凡属以下情况的，学校不再制发公文：

1.国家、教育部、山西省委省政府、山西省教育厅（高校工委）等上级部门相关文件已作出明确规定的；

2.现行公文仍然适用的；

3.没有实质性内容，可发可不发的；

4.仅就某项工作作出具体安排部署，可通过学校OA系统中的校内公告发布的；

5.已发布领导讲话、印发会议纪要的；

6.某项工作的政策已经明确，执行过程中出现了新情况、新问题但没有新的措施或者办法，只作一般性号召或者重申已有规定、要求的。

（二）从严控制公文制发规格

1.单位职责范围内的常规工作、事项，可以单位名义发布通知的，不以学校名义行文；

2.学校管理中综合协调的事务，可以党办校办名义行文的，不以学校党委或行政名义行文；

3.通过网络公开发布的公文，不再下发纸质公文；

4.可通过便函形式印发的，不以学校党委、行政或办公室名义印发。

第十一条  严格控制公文篇幅，倡导“短实新”文风。公文正文一般控制在3000字以内。报上级机关的请示、报告，一般不超过1500字。

第十二条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过单位。

第十三条  根据发文单位与收文单位的行文关系，公文一般分为上行文、下行文、平行文3种。学校公文行文按以下规定办理：

（一）上行文：向上级机关的行文。一般用请示、报告等文种。应当遵循以下规则：

1.上行文原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级单位，不抄送下级单位。

2.请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

3.学校上行文中有涉及其他单位职权范围内的事项，应先与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；经协商不能取得一致意见的，应列明各方意见、理由和依据，提出建设性意见，并与有关单位会签后上报。

4.除上级机关领导同志直接交办的事项外，原则上不以学校名义向上级机关领导同志个人报送公文。原则上不以校领导个人名义向上级机关及领导同志报送公文。

5.拟请上级机关领导同志出席学校重大活动并讲话时，一般在报送请示的同时附上经学校主管校领导审核过的讲话代拟稿。

6.落实上级机关领导批示的情况报告，应当附领导批示复印件。

（二）下行文：校内发文，即以校党委和行政的名义向校内各单位发布的公文，以及党办校办根据校党委和行政授权向校内各单位的行文。一般多用通知、通报、意见、决定、批复等文种。下行文主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。

（三）平行文：同级或不相隶属的单位之间行文，一般用函、意见等文种。对于校外单位征求学校意见的公文，应当按照对等原则以学校函件形式回复。

第十四条 各基层党委（党总支、直属党支部），党政各职能部门、学院、直附属单位的发文权限如下：

（一）党办校办根据校党委和行政授权可以向校外上级机关、校内各单位和同级或不相隶属的单位正式行文。

（二）纪委办公室可以中共中北大学纪律检查委员会名义按照工作职责向全校各单位行文，须报校党委批准。

（三）中北大学工会委员会和共青团中北大学委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文。

（四）校内具有独立法人资格的二级单位可在业务范围内以本单位名义对外行文。

（五）除党办校办以外，各基层党委（党总支、直属党支部），党政各职能部门、学院、直附属单位原则上不得直接向校外上级机关正式行文。需要向学校的上级主管部门请示问题、报告情况或反映意见，必须以学校的名义按规定行文。

（六）基层党委（党总支、直属党支部），除党办校办、纪委办、校团委、校工会外的其他党政职能部门，学院，直附属单位不能制发文件式公文，不能发布指令性公文和政策性公文。

第十五条 没有文件式、指令性和政策性公文发文权限的基层党委（党总支、直属党支部）、党政职能部门、学院、直附属单位在各自职权范围内，可以函或通知的形式行文：

（一）以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项。

（二）以通知的形式就日常具体工作安排向其他二级单位或者本系统发布通知。

（三）行文时使用印有“中共中北大学+党组织全称或规范化简称”或“中北大学+单位全称或规范化简称”版头（不得出现“文件”或“函”字样）的文件纸，由单位领导签发，落款处应加盖单位印章。

（四）涉及多个职能部门职权范围内的事务，各相关部门之间应协商一致后发文。

（五）基层党委（党总支、直属党支部）、党政职能部门、学院、直附属单位向其他二级单位或者本系统的重要行文，应当同时抄送党办校办和主管校领导。

第十六条  各单位向学校请示问题、报告工作，除校领导直接交办的事项外，不得将请示、报告直接呈报校领导个人，需要送党办校办建卡登记，按照请示、报告办文流程办理。

第四章  公文拟制

第十七条  公文拟制是指公文起草、审核、签发等过程。

第十八条  起草。

公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位意见，力求达成一致。如有分歧，由起草单位负责人协调，仍不能取得一致时，起草单位应当列明各方理由或依据，报请主管校领导决定。

（七）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作，并负责审核本部门起草的公文。

（八）学校重大改革发展方案、重要规章制度在起草时必须在有关范围内广泛征求意见，并按照《中北大学党委常委会议事规则》和《中北大学校长办公会议事规则》提交党委常委会、校长办公会审议。

（九）公文在有关单位之间征求意见或会稿时，各协办单位应在2个工作日内答复或会稿，对紧急公文应第一时间处理，避免造成工作延误。

（十）起草涉密公文应当在涉密计算机上操作或通过纸质进行，并应符合国家、学校相关保密制度的要求。

（十一）向校外单位行文，特别是报送上级机关的请示，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（十二）所有公文须按信息公开有关规定确定公开属性，除涉密公文或者有特殊要求外，应当主动公开。

（十三）涉密公文应当由主办单位提出密级和保密期限的初步意见后，送学校保密办进行定密审核。

第十九条 审核。

各部门以学校名义起草的公文，须填写中北大学发文稿纸，并报党办校办主任审核。未经党办校办主任审核，公文不得直接送学校领导签发。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文部门意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十条  经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

第二十一条  凡需要经会议通过的公文必须按规定程序提交会议审议通过后，再行报送党办校办主任审核，同时报送“征求意见情况表”和“会议所提意见落实情况表”，详见附件4和附件5。会议通过的公文，应当标示“经ΧΧ会议讨论通过（或决定）”。

第二十二条  签发。以学校名义印发的公文一般由分管校领导签发，重要公文和上行文由学校主要领导签发。

会议纪要原则上由主持会议的学校领导签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

第五章  公文办理

第二十三条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十四条  收文办理包括教育厅公文传输系统电子文件和机要渠道及其他渠道纸质文件。

第二十五条  教育厅公文传输系统电子文件的主要程序是：

（一）登记。下载公文传输系统文件，及时导入计算机按日建立的文件库。

（二）拟办。将文件导入学校“来文阅批系统”，由党办校办主任阅批。

（三）签批。按照拟办意见由校领导签批。

（四）传阅。按照校领导签批或党办校办主任拟办意见，由有关校领导批示。

（五）承办。按照校领导批示，承办人签署承办意见并落实工作。

（六）催办查办。按照文件阅批情况，对落实情况进行督促。

（七）归档。确认事项办结后，进行归档。

（八）文件的后续处理。定期导出数据进行备份。

第二十六条  机要渠道及其他渠道纸质文件的主要程序是：

（一）登记。录入涉密计算机文件库，使用专用文件传阅卡装订。

（二）拟办。由党办校办主任阅批。

（三）签批。按照拟办意见由校领导签批。

（四）传阅。按照校领导批示或党办校办主任拟办意见，由有关校领导批示。涉密文件从严管理，阅后及时收回。

（五）承办。按照校领导批示，承办人签署承办意见并落实工作并将文件退回机要科。

（六）催办查办。按照文件阅批情况，对落实情况进行督促；

（七）归档。机要科确认办结后，进行归档。

（八）文件的后续处理。对于需要清退至省委文电管理处的涉密文件要登记造册，并经党办校办主任批准 ( 签字 ) 后，按照省委要求及时由两名机要员清退至省委文电管理处；对于需要销毁的涉密文件要登记造册，并经党办校办主任批准 ( 签字 ) ，按照学校保密办要求及时由两名机要员移送至校保密办公室；对于一般涉密文件和非密机要文件要登记造册，按照学校档案馆要求每年一次由两名机要员移送校档案馆存档。

第二十七条  发文办理主要程序是：

（一）复核。已经校领导签发的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；文稿内容原则上不得改动，需作实质性修改的，须报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，须确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。各部门以学校名义起草的公文由党办校办统一登记编号，发文代字由党办校办统一规定。

（三）印制。公文正式印制前，拟稿人应当认真校对。公文应按规定份数印制。使用学校公文版头的公文由党办校办印制。其他公文由相关单位自行印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

通过学校OA系统发布的电子公文，原则上除存档外不再印制纸质件。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。公文分发由拟稿单位负责。重要的和有办理时限的校内发文必须签收。寄往校外的请示、重要报告必须用特快专递或挂号发出。涉密公文按照国家及学校有关保密管理规定分发。

第二十八条  归档。公文办理完毕后，应及时归档。

（一）需要归档的公文及有关材料，应当根据档案工作的法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。

（二）以学校名义印发的公文由党办校办整理、归档。以校纪委办、校工会、校团委以及校内具有独立法人资格的二级单位名义印发的公文由发文单位负责整理、归档。

第六章  公文管理

第二十九条  学校各单位应当规范本单位公文管理，并确定专人统一管理公文。

第三十条  公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文密级需要变更或者解除的，由原确定密级的发文单位或者其上级部门决定。

第三十一条  公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。

第三十二条  复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定，并经党办校办主任审核，学校领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级部门批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十三条  公文一旦发布即产生效力，不允许随意改动。由于某些原因必须改动的，若改动内容不涉及公文主要内容和原则性问题，需填写“文件修改审批单”（附件6），由主办单位负责人和党办校办主任审批后对公文进行改动。若涉及到公文主要内容和原则性问题则需要做撤销处理。由主办单位申请撤销公文的，需填写“文件撤销审批单”（附件7），经签发人签字同意后予以撤销。由发文机关、上级机关或者权利机关根据职权范围和有关法律法规决定撤销公文的，按照相关批文做撤销处理。公文被撤销的，视作自始不产生效力。

第三十四条  公文的废止，由发文单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十五条  涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十六条  不具备归档和保存价值的公文，经党办校办主任批准后可以销毁。涉密公文必须由学校组织统一销毁，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十七条  单位合并时，公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校档案馆。

工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第七章  附则

第三十八条  学校公文包含在学校OA系统发布的电子公文。电子公文法律效力等同纸质公文。

第三十九条  本办法由党办校办负责解释。

第四十条  本办法自发布之日起实施。

 

附件1：中北大学常用公文种类

附件2：中北大学公文格式

附件3：中北大学公文发文字号分类表

附件4：需经会议通过公文征求意见情况表

附件5：会议所提意见落实情况表

附件6：文件修改审批单

附件7：文件撤销审批单

 

（此件主动公开）

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

中北大学党办校办                           2018年11月12日印发