中北大学合同管理办法(试行)

第一章  总  则

第一条  为了加强中北大学（以下简称“学校”）合同管理，严格履行合同责任，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国民法总则》、《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国劳动合同法》以及国家的相关法律、法规，结合我校实际情况，制定本管理办法。

第二条  本办法适用范围：学校、学校所属机关、学院(校区、研究院所)、附属单位、校办企业对外订立的书面合同。

第三条  本办法所称合同，是指学校作为一方当事人或者授权相关部门（单位），与其他自然人、法人或其他组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议，包括合同、协议、备忘录、确认书等。

第四条  合同按照性质、重要程度和标的金额大小，分为一般合同和重大合同。

一般合同是指法律关系简单、标的金额较小的合同。

重大合同是指具有下列情形之一的合同： 

（一）单项金额在20万元以上或批量金额在100万元以上的重要设备合同；金额在400万元以上的重大基本建设项目合同；合同标的在100万元以上的物资采购、对外协作、服务采购、装修装饰、维修工程项目合同；资产账面原值批量价值在300万元以上或单价原值在10万元（含）以上的国有资产拍卖及转让合同;

（二）涉外合同，即与国（境）外的自然人、法人或其他组织签订的合同；

（三）法律关系复杂或对学校有重大影响的合同。

第五条  本办法所称合同管理，是指学校依据国家法律法规和自身的合同管理制度，对合同起草、审查、订立、履行、信息管理、责任追究等一系列行为进行规范管理。

第六条  学校合同管理遵循防范风险和责权利相统一的原则，实行“统一领导、归口管理、分工负责”的体制。

学校各二级单位和个人，应熟悉职责范围内与合同相关的法律法规，在合同管理的各个环节，严格履行职责，维护学校权益。

第七条  学校不得签订担保合同，未经批准不得签订投资合同和借贷合同。

第二章  管理机构及其职责

第八条  为便于掌握全校对外合同的签订与履行情况，学校成立由党办校办、纪委办（监察处）、审计处、财务处、人力资源管理处、科学技术研究院、国有资产管理处、后勤管理处、基本建设处等相关部门负责人参加的合同监督检查工作领导组，由校长担任组长，其余副职校领导担任副组长，办公室设在党办校办。领导组随时抽查各承办单位对外合同的签订与履行情况，发现问题随时协调相关部门解决。

党办校办是学校合同事务的综合管理服务部门。主要职责为：

（一）制订学校合同管理的基本规章制度；

（二）对重大合同文本进行法律审查，并出具法律意见；

（三）制作、发放、备存学校法定代表人授权委托书；

（四）为各二级单位合同管理事务提供法律咨询服务；

（五）对合同纠纷的处理进行法律指导；

（六）代表学校处理因合同纠纷而产生的仲裁或诉讼案件；

（七）完成学校交办的其他工作。

第九条  合同归口管理部门对下列合同实行专项归口管理，主要职责是规范学校通用合同模板、审核合同条款和内容、监督合同的履行及对合同文本进行归档、建立合同台账、按季度向综合管理服务部门报送合同签订、履行情况等工作。

合同归口管理部门及其归口管理的合同有：

（一）党办校办负责全面战略合作协议的管理；

（二）国有资产管理处负责职责范围内的货物、服务类采购合同、国有资产处置合同、经营性用房租赁合同、招标代理机构委托代理合同、土地合作建设等合同的管理；

（三）财务处负责借贷款合同、金钱捐赠等合同的管理；

（四）人力资源管理处负责学校各类人事合同、劳动合同以及人才项目等合同的管理；

（五）科学技术研究院负责科研项目、科研协作、技术开发、技术咨询、技术服务、科技成果转让等合同的管理；

（六）后勤管理处负责房屋及建筑物维修工程，给水、排水、用电、用气、道路、园林、环卫，加盟合作、后勤物资采购（包括米、面、油等物资、教材、公寓物品和家具等）、临时工聘用等合同的管理。

（七）基本建设处负责学校的基本建设工程、与工程相关建设的勘察、设计、咨询、监理等服务以及与工程建设有关的重要设备、材料采购等合同的管理；

（八）教务处负责各二级学院实习协议与实习基地协议等合同的管理；

（九）图书馆负责图书、期刊、数据库等电子资源采购、图书捐赠等合同的管理；

（十）山西中北国家大学科技园、太原中北新缘科技中心 （光电厂）负责业务范围内签订的相关合同的管理；

（十一）对外合作办学合同根据办学性质不同分别由研究生院、学科建设与学位办公室、招生与就业工作处、继续教育学院、国际交流合作处等单位负责管理；

（十二）其他处室负责各自职责范围内所涉及的合同的管理。

上述未尽合同类别按照归口部门进行管理。合同归口管理部门的主要负责人为合同管理责任人。合同归口管理部门应指定专人作为合同管理人员。合同归口管理部门可作为合同承办单位直接承办有关合同。

第十条  各二级单位按照其职责范围，为相应合同的承办单位，主要职责包括：

（一）申请学校法定代表人授权，办理合同授权委托书；

（二）按照有关规定审查核实合同事项的真实性、可行性；

（三）调查合同相对方的主体资格和资信状况；

（四）与合同相对方进行谈判、协商，起草合同文本；

（五）在授权范围内，与合同相对方订立合同；

（六）根据学校相关要求，将合同文本及资料提交业务、法律、审计等部门审查；

（七）履行合同义务，监控合同相对方的履行情况；

（八）妥善处理合同纠纷；

（九）负责本单位合同资料的备案和保管工作。

合同承办单位的主要负责人为合同承办责任人。合同承办单位应指定专人作为合同承办人。

第三章  合同的起草

第十一条  起草合同前，合同承办单位和承办人应充分了解合同相对方的主体资格、资质证明、信用状况、生产能力等有关内容，确保其具备履约能力，并认真核实合同相对方订立人的身份和代理权限。

第十二条  合同原则上应当由己方或以己方为主起草。

第十三条  合同起草前，合同承办单位和承办人应从维护学校利益出发，就合同事项与合同相对方进行充分谈判、协商。

对于影响重大、专业性强、法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。

第十四条  合同内容应包括法律法规规定的必要条款，如当事人的名称或者姓名和住所，标的及其数量、质量要求，价款或者报酬，履行期限、地点和方式，违约责任，解决争议的方法等。

除具备合同法规定的必备条款之外，可以根据合同的种类、标的，另行增加条款或双方需要约定的内容（包括但不限于合同正副本的份数，补充协议和附件的效力，合同是否公证或见证，合同中的定义条款，合同的生效条件，技术、商业秘密的保护，合同的有效期限等）。

劳动合同的条款依据《劳动合同法》的规定确定。

合同的内容应具体完整，文字、语言的表达要规范准确。

第十五条  合同有示范文本(包括国家规定的标准合同文本、政府相关部门制定的示范文本或学校统一制订的参考文本)的，原则上应当使用示范文本。并根据实际情况对合同进行补充、修改，依法维护己方权益。

示范文本包括通用条款和专用条款，签订合同时，承办单位要认真审阅其内容，因通用条款的内容具有可协商性，所以对其中某些不适用的通用条款，应在专用条款中加以说明或在与对方协商时作出特别的约定。

第四章  合同的审查

第十六条  合同订立前，合同承办单位在对合同文本进行初步审查之后，应将合同文本提交合同归口管理部门进行业务审查。业务审查主要包括以下方面：

（一）合同主体是否适格；

（二）合同内容是否符合法律法规；

（三）合同事项是否符合学校利益；

（四）合同内容是否真实、可行；

（五）合同条款是否齐备、合理。

第十七条  重大合同文本接收业务审查后，须先后送达学校法律事务室、审计部门分别进行法律审查和审计审查。

法律审查主要包括：

（一）重大合同主体是否合法；

（二）重大合同内容是否符合法律法规；是否损害国家、集体或第三人的利益；是否有以合法形式掩盖非法目的的情形;

（三）重大合同意思表示是否真实；

（四）重大合同条款是否齐备、合理；

（五）重大合同的文字是否规范；

（六）重大合同签订的手续和形式是否完备。

审计审查主要包括：

（一）重大合同签订前是否经过必要的论证和安排相应的财务预算；合同价款的确定是否符合有关法律法规和学校规定；合同审核程序是否合规。

（二）重大合同履行过程中，是否严格履行合同约定。

（三）重大合同变更时，变更理由是否充分，合同当事人是否履行法定程序；变更条款是否真实、完整。

第五章 合同的订立

第十八条  根据国家法律法规和学校相关规定，合同订立前须经过其它程序（如招投标）的，应先履行相应程序。

第十九条  合同由学校法定代表人订立，或由学校法定代表人授权委托其他人员订立。重大合同须由校级领导审批后订立。

未取得学校法定代表人的授权委托，学校任何二级单位或个人不得擅自以学校名义或本单位名义对外订立合同。

第二十条  合同文本须报经国家有关主管部门批准或登记的，应当履行相应程序。

第二十一条  学校根据合同管理需要，由党办校办负责对“中北大学合同专用章”进行管理，由科学技术研究院负责对“中北大学军品科研合同专用章”和“中北大学科研合同专用章”进行管理，由后勤管理处负责对“中北大学后勤物资采购合同专用章”进行管理。

合同用章由保管单位设专人保管，规范使用。保管和使用过程中应遵循以下原则：

（一）严格加强合同用章管理，严禁用其它章代替合同用章；

（二）禁止提供给其它单位或个人使用；

（三）拟签订的合同必须符合规定的审核程序，方可在合同上盖章，同时加盖“骑缝章”并履行登记手续。审核、登记等资料留档备查；

（四）合同用章在保管过程中丢失，必须在确认丢失后24小时内向主管校领导和校长作出书面报告，并负责办理印章挂失及补刻手续。

第六章  合同的履行

第二十二条  合同生效后，即具有法律约束力。合同承办单位应当遵循诚实信用原则，严格履行合同义务，并敦促合同相对方积极履行合同，确保合同全面有效履行。

第二十三条  财务部门办理结算业务并进行账务处理时，应审核合同有关付款条款，按照合同约定付款。应订立书面合同而未订立或未按合同条款履约的，财务部门有权拒绝付款，并及时向学校有关负责人报告。

第二十四条  合同履行过程中，发现有显失公平、条款有误、对方没有履约能力或有欺诈行为等情形，或因政策调整、市场变化等客观因素，已经或可能导致学校利益受损，合同承办单位应当立即采取相应措施，按规定程序及时向合同归口管理部门和学校有关负责人报告，按照规定权限和程序办理合同补充、变更或解除事宜，以将损失降到最低。

补充、变更的合同视同新合同，需重新履行相应的合同管理程序。

第二十五条  合同履行过程中发生纠纷，合同承办单位应及时妥善处理。处理时应先协商解决，经协商无法解决的，应当根据合同的约定通过仲裁或诉讼方式解决。

第七章  合同的信息管理

第二十六条  学校相关单位和个人应当做好合同信息安全保密工作。未经批准，任何单位和个人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家机密、工作秘密或商业秘密。

第二十七条  合同承办单位和合同归口管理部门应当做好合同登记管理工作，建立合同文本统一分类和连续编号制度，及时编制《中北大学合同登记汇总表》，记载合同编号、合同名称、合同当事人、合同标的、合同金额、合同履行及违约情况、补充、变更和解除等事项，并留档备查。

第二十八条  合同归口管理部门应当定期整理合同档案。合同档案包括合同原件、订立和履行过程中的相关资料、电子合同档案等。

合同归口管理部门应当根据学校档案管理的要求，将合同档案及时移交学校档案馆归档。

第二十九条  合同归口管理部门和合同承办单位应当于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行汇总并分析评估，对分析评估中发现的问题与不足，应当及时加以改进。

第八章  责任追究

第三十条  未经学校法定代表人授权擅自对外签订合同，或超越授权范围对外签订合同，给学校造成损失的，由当事人按实际损失承担赔偿责任，学校根据其情节给予相应的处分。

第三十一条  相关单位和个人在订立、履行合同中发生失职、渎职或以权谋私等行为的，学校依据国家法律法规和学校相关规定追究当事人责任。

第三十二条  各单位、个人在合同签订或履行过程中有下列情形之一的，学校视情节轻重，追究当事人党纪政纪责任；给学校造成经济损失的，追究其民事责任。

（一）应当签订书面合同而没有签订的；

（二）违反法律法规和学校的规章制度签订合同的；

（三）将合同用章提供给其它单位或个人使用的；

（四）未按本办法规定履行审核、审查、备案和存档的；

（五）擅自销毁或涂改合同的；

（六）其它违反法律法规及本办法规定的。

第三十三条  违反合同管理规定，涉嫌犯罪的，依法移送司法机关追究其刑事责任。

第九章  附  则

第三十四条  合同归口管理部门根据本办法制定合同管理实施细则，并报学校党办校办备案。

第三十五条  本办法未尽事宜，依据《中华人民共和国民法总则》、《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国劳动合同法》等相关条款执行。

第三十六条  本办法自发布之日起试行，《中北大学合同管理办法（试行）》（校发〔2007〕9号）、《中北大学与校外单位及个人签订合同或协议（试行）》（校发〔2012〕5号）同时废止。

第三十七条  本办法由党办校办负责解释。

 

 

 

中北大学校办                            2019年6月17日印发